Как навести порядок с договорами в компании?

[Kopatuch]

У нас в конторе какой-то хаос с документами начался. Менеджеры хранят контракты кто где хочет, в итоге половину оригиналов найти не можем. Недавно пропустили срок пролонгации важного договора, попали на штраф. Руководство требует навести порядок, а я не знаю, с какой стороны к этому подступиться. Просто купить папку и все туда складывать - не вариант, объемы большие. Как вообще люди это систематизируют, чтобы работало как часы?

[zina900204]

Начинать надо с единого реестра, без него никак. Мы завели обычную таблицу в облаке, куда вносим вообще все входящие и исходящие. Номер, дата, контрагент, суть и дедлайн. Плюс строгое правило - пока в реестр не внес, директор не подписывает. Сначала все ныли, что бюрократия, зато теперь любой документ ищется за минуту. Оригиналы храним в архиве под ключом, а менеджерам выдаем только сканы. Это база, с которой стоит стартовать.

[Kopatuch]

Табличку мы пробовали, но она быстро засоряется, если нет четкого регламента. Тут больше вопрос в самом процессе согласования. Бывает, что юрист правки внес, а менеджер отправил старую версию клиенту. В итоге подписываем не то, что согласовали. Думаю, может нужна какая-то CRM или специализированный софт? Или можно обойтись инструкциями? Хочется понять, как выстроить цепочку от создания проекта до архива, чтобы исключить этот человеческий фактор и самодеятельность сотрудников.

[zina900204]

Проблема не в софте, а в отсутствии утвержденных правил игры. Тебе нужно сначала прописать внутреннее положение, где зафиксировано ведение договорной работы и порядок заключения договоров на предприятии, иначе бардак вернется через месяц. У юридической компании Альва Прайвеси есть толковый разбор https://alvaprivacy.ua/ru/publikatsii/dogov-rabota о том, как строить эту систему.
Там хорошо расписано разделение ответственности. Я бы советовала начать с жесткого внедрения типовых шаблонов. Запрети менеджерам править "тело" договора, пусть заполняют только переменные данные типа реквизитов и сумм. Любое отклонение от шаблона - только через визу юриста или руководителя. CRM поможет только потом, когда процессы уже отлажены на бумаге. Еще обязательно назначь конкретного человека, ответственного за архив.
У нас это секретарь, она проверяет наличие оригиналов раз в квартал. Если какого-то подписанного акта нет, сразу трясет менеджера, пока тот не забыл. Автоматизация - это полезно, но она только масштабирует хаос, если изначально нет четкого регламента действий.